Księgowość online i KSeF: Co naprawdę zmieni się dla małych firm w 2026 roku?

Zmiany podatkowe w Polsce od lat pojawiają się z zaskoczenia — często szybciej, niż przedsiębiorcy mogą się do nich przygotować. Właściciele JDG i małych firm znów stoją przed dużą rewolucją: KSeF ma ruszyć od 2026 roku, etapami, w kolejnej „ulepszonej” wersji.

Pytanie jednak brzmi: czy tym razem rzeczywiście będzie łatwiej?

KSeF 2026 — co warto wiedzieć (i czego się obawiać)?

Ministerstwo Finansów zapowiada uproszczenia oraz „bardziej czytelne procedury”. W teorii ma to ułatwić pracę najmniejszym firmom. Jednak doświadczenia z poprzednimi próbami wdrożenia KSeF pokazują, że diabeł tkwi w szczegółach — a tych wciąż brakuje.

Choć nowe przepisy mają ograniczać liczbę błędów i usprawnić obieg dokumentów, wielu księgowych i przedsiębiorców obawia się, że:

• system nadal będzie wymagał dodatkowej nauki i dostosowania narzędzi,

• małe firmy i biura rachunkowe znów będą musiały dopłacić do aktualizacji i dostosowania oprogramowania,

• konieczna będzie nauka nowych procedur w krótkim czasie

• niedookreślone przepisy mogą tworzyć pola do błędów i sankcji w pierwszych miesiącach działania systemu.

Księgowość online może pomóc, ale sama zmiana przepisów nie sprawi, że codzienna praca stanie się automatycznie prostsza.

Ciekawostka: KSeF ma działać nawet bez internetu - ale czy bez problemów?

Tryb awaryjny offline to krok w dobrą stronę. Przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę bez dostępu do sieci, a system synchronizuje ją po powrocie połączenia. Brzmi świetnie — ale to jedynie rozwiązanie „na wszelki wypadek”. W praktyce dopiero zobaczymy, jak system będzie działać poza warunkami testowymi.

Firmy mobilne, ekipy remontowe czy usługodawcy działający w terenie z pewnością na tym skorzystają, ale niepewność związana z pierwszym miesiącami funkcjonowania nowego KSeF pozostaje realna.

Co oznacza to dla Twojej działalności?

Choć KSeF wciąż budzi wiele pytań, jedno jest pewne: przedsiębiorcy powinni zacząć przygotowania wcześniej, zanim przepisy zaczną obowiązywać.

W praktyce warto już teraz:

• uporządkować proces wystawiania faktur,

• ustalić z biurem rachunkowym zasady współpracy w KSeF,

• przygotować firmę do pełnej księgowości online, aby uniknąć chaosu na starcie.

  
  

Praktyczna wskazówka od LIBRI

Jeśli prowadzisz JDG lub małą firmę i chcesz przejść do KSeF możliwie spokojnie i bez wpadek, nasze biuro rachunkowe LIBRI (Warszawa Białołęka) pomoże Ci uporządkować procesy księgowe oraz wdrożyć narzędzia, które ułatwią pracę w nowym systemie.

Chcesz przygotować firmę na 2026 rok??

Umów krótką konsultację i przygotuj swój biznes na nadchodzące zmiany. Przejdź przez podatkowe zmiany z partnerem, który naprawdę ogarnia cyfryzację. Zadzwoń i dowiedz się, jak możemy pomóc.

Konsultacje odbywają się telefonicznie pod numerem +48 601-798-282 oraz e-mailowo pod adresem libri@libri-ksiegowosc.pl.